Message répondeur pour les vacances d’été : exemples & idées

L’été arrive, les congés aussi… et pour de nombreuses entreprises, cela signifie horaires aménagés, fermeture temporaire ou effectif réduit.

Mais même pendant vos vacances, vos clients continuent parfois de vous appeler.

Un message répondeur professionnel pour les vacances d’été permet de les informer immédiatement, d’éviter les appels répétés et de conserver une image sérieuse, même lorsque vos bureaux sont fermés.

Voici plusieurs exemples de messages que vous pouvez adapter facilement à votre entreprise.

Pourquoi prévoir un message répondeur spécial vacances ?

Un client qui appelle pendant votre fermeture doit pouvoir comprendre immédiatement pourquoi personne ne lui répond et surtout savoir quand il pourra vous joindre à nouveau.

Un bon message de répondeur permet notamment de :
- prévenir vos clients de votre fermeture
- indiquer vos dates de congés
- préciser votre date de réouverture
- communiquer éventuellement une adresse e-mail ou un contact d’urgence
- éviter les appels répétés
- conserver une communication professionnelle pendant votre absence

Quelques secondes suffisent pour rassurer votre interlocuteur.

Exemple 1 : message simple pour fermeture estivale

Bonjour et bienvenue chez [Nom de l’entreprise]. Nos bureaux sont actuellement fermés pour congés d’été. Nous aurons le plaisir de vous retrouver à partir du [date de réouverture]. Nous vous remercions de votre compréhension et vous souhaitons un très bel été. À bientôt.

Simple, clair et efficace.

Ce format convient parfaitement aux commerces, cabinets, PME ou entreprises qui ferment complètement pendant quelques jours ou quelques semaines.

Exemple 2 : message avec dates précises

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. À l’occasion des congés d’été, notre établissement sera fermé du [date] au [date] inclus. Nous reprendrons notre activité à partir du [date] aux horaires habituels. Merci de votre appel et très bonnes vacances à tous.

Mentionner précisément vos dates de fermeture permet d’éviter toute ambiguïté.

Exemple 3 : message avec possibilité de laisser un message

Bonjour et bienvenue chez [Nom de l’entreprise]. Nos équipes sont actuellement en congés d’été et seront de retour le [date]. Vous pouvez toutefois nous laisser votre nom, votre numéro de téléphone ainsi que l’objet de votre appel après le signal sonore. Nous reprendrons contact avec vous dès notre retour. Merci de votre compréhension et à très bientôt.

Cette solution est particulièrement adaptée si vous souhaitez continuer à recevoir les demandes de vos clients pendant votre absence.

Exemple 4 : message avec adresse e-mail

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. Nos bureaux sont actuellement fermés pour congés annuels. Nous serons de retour le [date]. Pendant cette période, vous pouvez nous transmettre votre demande par e-mail à l’adresse [adresse e-mail]. Nous traiterons votre message dès notre retour. Merci de votre appel et passez un excellent été.

L'adresse e-mail permet au client de transmettre immédiatement sa demande sans avoir à rappeler.

Exemple 5 : entreprise restant partiellement ouverte

Toutes les entreprises ne ferment pas complètement pendant l’été.

Certaines fonctionnent simplement avec une équipe réduite.

Dans ce cas, votre message peut rassurer vos clients tout en les prévenant que les délais de réponse peuvent être légèrement plus longs.

Bonjour et bienvenue chez [Nom de l’entreprise]. Pendant la période estivale, nos équipes fonctionnent avec un effectif réduit. Nous restons néanmoins disponibles pour répondre à vos demandes. Le délai de traitement de vos appels et messages peut exceptionnellement être un peu plus long. Nous vous remercions de votre compréhension et vous souhaitons un très bel été.

Exemple 6 : commerce avec horaires d’été

Bonjour et bienvenue chez [Nom du commerce]. Pendant la période estivale, nos horaires évoluent. Nous vous accueillons désormais du lundi au vendredi de [heure] à [heure]. Nous sommes fermés le samedi et le dimanche. Nous vous remercions de votre appel et vous souhaitons une excellente journée.

Pensez à modifier votre message dès que vos horaires habituels reprennent.

Exemple 7 : message plus chaleureux

L’été permet également d'adopter une communication légèrement plus détendue.

Bonjour et bienvenue chez [Nom de l’entreprise]. Notre équipe profite actuellement de quelques jours de vacances et sera de retour en pleine forme le [date]. Nous prendrons connaissance de vos demandes dès notre retour. En attendant, nous vous souhaitons un très bel été et de bonnes vacances. À très bientôt.

Un ton chaleureux fonctionne particulièrement bien pour les entreprises qui souhaitent conserver une relation de proximité avec leurs clients.

Exemple 8 : message pour fermeture exceptionnelle courte

Vous fermez simplement quelques jours autour du 15 août ?

Votre message peut rester très court.

Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l’entreprise]. Notre établissement est exceptionnellement fermé du [date] au [date] inclus. Nous aurons le plaisir de vous retrouver dès le [date]. Merci de votre compréhension et à bientôt.

Que faut-il absolument préciser dans votre message ?

Un bon message de vacances doit rester court.

Dans la majorité des cas, quatre informations suffisent :
- le nom de votre entreprise
- la raison de votre indisponibilité
- vos dates de fermeture
- votre date de réouverture

Vous pouvez ensuite ajouter, si nécessaire, une adresse e-mail, un numéro d'urgence ou la possibilité de laisser un message.

Évitez en revanche les messages trop longs.

Votre client appelle avant tout pour obtenir rapidement une information.

Pensez également à votre message d’attente téléphonique

Votre répondeur n'est pas le seul message à adapter pendant l'été.

Si votre entreprise reste ouverte avec un effectif réduit, vous pouvez également modifier votre message d'accueil ou votre attente téléphonique afin de prévenir les appelants d'un délai de réponse exceptionnellement plus long.

Par exemple :
Nous vous remercions de votre appel. En raison de la période estivale, nos équipes sont actuellement en effectif réduit. Un conseiller va prendre votre appel dans quelques instants. Merci de votre patience.

Vous évitez ainsi que votre client pense que son appel a été oublié.

Une voix professionnelle pour votre répondeur

Le contenu du message est important.

Mais la manière dont il est enregistré l'est tout autant.

Un message enregistré rapidement depuis un téléphone portable, avec du bruit de fond ou une diction hésitante, peut donner une impression peu professionnelle.

Une voix off professionnelle apporte immédiatement davantage de crédibilité à votre accueil téléphonique.

Chez Studio Low Cost, vous pouvez faire enregistrer vos messages téléphoniques professionnels par des comédiens voix off et les mettre à jour facilement lorsque vos horaires ou vos périodes de fermeture évoluent.

Répondeur, pré-décroché, attente téléphonique, SVI ou annonce exceptionnelle : vous pouvez ainsi conserver une identité téléphonique cohérente tout au long de l'année.

Anticipez votre message avant de partir

Un détail important : n'attendez pas votre dernier jour de travail pour penser à votre répondeur.

Idéalement, préparez votre message quelques jours avant votre départ.

Vous pourrez ainsi vérifier :
- les dates annoncées,
- les horaires
- les coordonnées communiquées
- la date de réactivation du message habituel

Et surtout, pensez à retirer votre message de vacances dès votre retour.

Un client qui entend fin août que votre entreprise « sera de retour le 12 août » risque rapidement de se demander si vous êtes réellement ouverts.

Votre message de vacances prêt en quelques minutes

Vous préparez votre fermeture estivale ?

Studio Low Cost vous permet de créer simplement votre message répondeur professionnel, avec la voix et le ton adaptés à votre entreprise.

Il vous suffit de préparer votre texte, de choisir votre voix et de commander votre enregistrement.

Votre entreprise peut ainsi partir en vacances.

Votre accueil téléphonique, lui, reste professionnel.